Cara Membuat SOP yang Benar untuk Admin Online Shop
Admin olshop butuh SOP? Ya, tentu saja.
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi prosedur kerja atau instruksi standar kerja yang disusun oleh perusahaan dan digunakan sebagai pedoman serta panduan dalam melakukan berbagai kegiatan di dalam perusahaan. Dengan adanya SOP yang jelas maka operasional usaha akan dapat berjalan dengan lancar.
Online Shop atau yang biasa disingkat olshop pada dasarnya juga merupakan unit usaha, sehingga seorang admin online shop juga membutuhkan SOP agar dapat menjalankan tugas kerjanya secara terstruktur dan terarah.
PENTINGNYA SOP BAGI ADMIN ONLINE SHOP
Pada jenis pekerjaan apapun, termasuk admin online shop membutuhkan adanya SOP untuk mengetahui apa saja yang harus dilakukan terkait tugas kerjanya, kapan, dimana dan bagaimana cara yang tepat untuk melakukannya, hingga bagaimana cara mengatasi kemungkinan masalah yang terjadi. Selain bermanfaat bagi admin online shop sendiri, adanya SOP ini juga bermanfaat bagi perusahaan agar dapat mempermudah penilaian kualitas layanan yang diberikan pada pelanggan apakah sudah baik dan memuaskan.
Jika seorang admin online shop tidak tahu kapan dan bagaimana cara menjalankan tugasnya dengan baik dan benar maka risikonya adalah kepuasan pelanggan tidak akan dapat dipertahankan atau ditingkatkan. padahal, sebaik apapun kualitas produk yang dijual, namun jika tidak dilengkapi dengan pelayanan yang memuaskan maka pelanggan akan enggan untuk berbelanja kembali. Kalau sudah begini, nasib kelangsungan usaha yang akan jadi taruhannya.
Jadi, pemilik atau pengelola online shop wajib membuat dan memberikan SOP bagi adminnya.
Bingung bagaimana cara membuat SOP toko online berbasis digital ini? begini caranya.
CARA MEMBUAT SOP ADMIN ONLINE SHOP
- Tentukan Waktu Kerja
Online shop yang merupakan toko berbasis digital memiliki keleluasaan waktu buka. Tak seperti toko fisik yang pada umumnya terbatas pada hari dan jam buka. Online shop bisa tetap buka selama 7 hari 24 jam, karena memang salah satu kelebihannya adalah dimana calon pelanggan bebas berbelanja kapan saja dan di mana saja lewat gadget-nya. Meskipun menurut berbagai sumber riset menyatakan bahwa ada hari-hari tertentu dan juga jam-jam tertentu dimana masyarakat Indonesia ramai berbelanja online, seperti riset dari Katadata Insight Center yang mengungkap bahwa hari selasa, jumat dan sabtu di jam 10.00 pagi, 12.00 hingga 13.00 siang merupakan waktu paling ramai pelanggan berbelanja online. Namun, terlepas dari adanya waktu dengan lonjakan aktivitas belanja tersebut, nyatanya setiap saat setiap waktu selalu ada saja pelanggan yang berbelanja, bahkan di tengah malam sekalipun.
Melihat fleksibilitas waktu operasional online shop ini, maka perlu diperhatikan dampaknya pada admin online shop. Tidak mungkin kan jika seorang admin online shop bekerja 7 hari 24 jam. Untuk itu, tentukan waktu kerja yang jelas, kapan libur atau istirahat, kapan diperlukan untuk lembur. Jika memang online shop harus beroperasi selama 24 jam, maka pertimbangkan untuk merekrut beberapa tenaga admin, atau bisa juga jika owner turut terlibat dalam melaksanakan tugas admin. Namun jika hanya akan buka di waktu tertentu maka infokan dengan jelas terkait hari dan jam buka tutup toko. - Perinci Tugas, Cara dan Alat Kerja yang Digunakan
Bantulah admin agar lebih cakap dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dengan memberikan rincian tugas yang harus dilakukan. Misalnya, sebagai admin online shop ia harus melakukan beberapa tugas utama yaitu: ketika ada barang masuk maka ia harus mengecek nota beserta jumlah dan kondisi barang tersebut, membalas chat dan mengurus orderan dari pelanggan, memproses orderan yang sudah dibayar, packing paket, merekap kiriman harian dan mengurus resi, serta meng-update informasi produk di online shop secara berkala.
Berikan penjelasan juga tentang bagaimana cara dan alat yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas kerja tersebut. Misalnya untuk setiap pencatatan barang masuk dan barang keluar agar lebih mudah dan akurat harus menggunakan Barcode Scanner. seperti Barcode Scanner Wireless Logic LS-34W atau Barcode Scanner Logic QR-80W yang bisa dipilih dan digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kenyamanan admin online shop.
Selain itu, berikan juga penjelasan detail tertulis dalam SOP tentang cara komunikasi admin dengan pelanggan. Tentukan sapaan pelanggan yang sifatnya universal, bagaimana bahasa yang baik ketika menjawab segala pertanyaan pelanggan dan sebagainya. Admin online shop merupakan frontliner yang berkomunikasi langsung dengan pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan juga sangat ditentukan dari pelayanan yang diberikan disamping kualitas produk yang ditawarkan. - Berikan Contoh Kemungkinan Masalah dan Cara Menanganinya
Masih berhubungan dengan posisi admin online shop sebagai frontliner yang berhadapan dengan pelanggan, maka hal apapun yang diperlukan oleh pelanggan pastinya akan disampaikan pada admin. Tak hanya perihal orderan, masalah terkait komplain pun akan dihadapkan pada admin online shop. Untuk itu, berikan beberapa contoh kemungkinan masalah dan cara menanganinya dalam SOP yang dibuat. Hal ini bermanfaat untuk mengantisipasi admin yang terlalu sering bertanya atau cenderung suka mengalihkan pertanyaan pelanggan pada owner. Seorang admin online shop juga harus memiliki kemampuan customer service yang baik dan profesional. Setiap apa yang disampaikan oleh pelanggan harus bisa direspon dengan cepat dan tepat oleh admin. Jika muncul pertanyaan yang benar-benar di luar pengetahuan admin, barulah dapat dikonsultasikan dengan owner.