Peran Penting Sistem Administrasi Gudang yang Baik dalam Sebuah Perusahaan

Sebuah sistem administrasi gudang yang baik turut mempengaruhi kemajuan perusahaan. Hal ini dikarenakan dalam sistem administrasi gudang terdapat berbagai komponen yang saling berkaitan dan masing - masing memegang peranan penting untuk memperlancar segala operasional gudang, mulai dari data pemesanan barang, data persediaan, data permintaan, data pengeluaran barang, serta data kemungkinan permintaan barang. Sebuah sistem yang begitu kompleks dan membutuhkan penanganan yang baik dan terintegrasi. Jika sistem administrasi gudang yang dimiliki tidak baik, maka akan menghambat operasional di lapangan. Bagaimana perusahaan bisa maju jika menghadapi banyak kendala pada operasional lapangan?

Untuk itu, coba perhatikan beberapa hal penting berikut terkait sistem administrasi gudang yang baik untuk menunjang kemajuan perusahaan:

1.  Barang Returnable

Bagaimanakah kualitas sebuah barang bisa dipastikan? pada kenyataannya tidak ada satu pun yang bisa benar - benar menjamin kualitas suatu barang. Oleh karenanya, sangat penting untuk memasukkan perjanjian barang returnable pada sistem administrasi gudang. Hal ini sangat berkaitan dengan pemasok barang. Sebaiknya buat perjanjian barang yang bisa dikembalikan dengan beberapa syarat dan kondisi, ini akan lebih menguntungkan perusahaan daripada sistem beli putus dimana segala konsekuensi akan ditanggung oleh pembeli.

2. Menjaga Supplier Relationship Management

Sistem administrasi gudang sangat erat kaitannya dengan pemasok barang. karena itu, sangat penting menjaga hubungan erat dan baik antara pihak administrasi dengan pemasok. Sebenarnya ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi Supplier Relationship Management ini karena menyangkut etika bisnis yang luas dan dinamis. Menjaga etika bisnis dan profesionalitas akan memperlancar proses demand barang.

3. Pemesanan dan pengeluaran barang

Administrasi gudang harus melakukan pemesanan barang yang didasarkan pada estimasi pengeluaran barang. Untuk dapat memiliki estimasi pengeluaran barang yang baik maka diperlukan adanya data history pengeluaran barang yang selama ini terjadi sebagai pertimbangan untuk mengambil kesimpulan. Jika dirasa sudah mendapat kesimpulan akan estimasi pengeluaran barang maka berikutnya dapat  melakukan pemesanan barang pada pemasok dengan perjanjian waktu bayar yang lebih panjang daripada waktu barang tersimpan hingga menjadi uang. Hal ini bertujuan untuk menghindarkan perusahaan dari kemungkinan kerugian. Misalnya perusahaan mampu menjual barang yang telah dipesan dan disimpan dalam gudang dalam waktu 5 hari, sedangkan perjanjian pembayaran pada pemasok adalah 7 hari, maka perusahaan dapat melakukan pembayaran pada pemasok dalam kondisi perusahaan telah mendapatkan untung dari penjualan atau pengeluaran barang di gudang tersebut.

4. Akurasi data

Akurasi data yang berkaitan dengan segala hal pada barang di gudang merupakan hal yang mutlak mendapatkan perhatian khusus. Pencatatan arus keluar masuk barang di gudang harus dilakukan sebaik mungkin dengan meminimalkan kesalahan pencatatan agar tidak mempersulit operasional. Ada banyak data administrasi gudang yang menuntut keakuratan, salah satunya adalah jumlah stok barang. Untuk mempermudah dalam mendapatkan data stok barang yang akurat bisa menggunakan barcode scanner. Gunakan barcode scanner Kana seperti Logic LS-30, Logic LS-30A, Logic CH-80, atau Logic OD-70 untuk memindai setiap kode pada barang yang keluar masuk gudang. Ini adalah cara yang sangat efektif untuk mendapatkan data stok barang di gudang lebih akurat.

Perpaduan antara sumber daya manusia dan penggunaan teknologi yang baik juga dapat membantu terbangunnya sistem administrasi gudang yang baik dan kuat. Bekali karyawan dengan berbagai pengetahuan seputar bisnis dan produktivitas kerja, dan manfaatkan teknologi terkini untuk mengoptimalkan sistem administrasi gudang yang komprehensif. Dengan demikian, operasional pun dapat berjalan dengan lancar, sehingga mampu mendukung tercapainya kemajuan perusahaan.

Share this info